난 하루에 몇 통의 이메일을 쓰는지 잘 모른다. 왜냐하면 너무나도 많이 쓰기 때문이다. 직원들에게서 받는 이메일의 종류도 정말 다양하다. 결제와 결정, 일반 보고서, 의견을 물어 보는것, 사장님의 지시사항 기타등등… 정말로 많다. 그래서 난 이메일을 보지 않으면 좌불안석이다. 내 인박스안에 무엇이 들어와 있는지 무슨 내용이 있는지 확인을 하지 않으면 궁금해서 미칠 지경이다. 이러면 않되는데…. 이런 상태를 어떻게 하면 극복 할수 있는지 내가 몇가지 방안을 마련해 본다.

1) 보고서는 이메일에서 웹베이스로

지금 현재 나에게 보내지는 이메일의 절반은 직원들이 데이타베이스에서 추출한 내용을 간략하게 정리한 내용이다. 이런 보고서는 굳이 나에게 이메일로 따로 보내져서 나의 인박스를 채울 필요가 없다.

2) 은행 화일은 이메일이 아닌 드롭박스로

현재 모든 은행 화일은 각 시간데에 맞추어서 이메일로 보내진다. 난 이 파일들을 한개씩 한개씩 열어보고 확인한다. 참고로 한 이메일에 한개의 은행 화일이 첨부가 된다. 참고로 내가 받는 은행 화일은 하루에 30개가 넘는다. 한 이메일에 여러개의 은행 화일을 첨부하던지 아니면 내가 이런 은행 화일을 받지 않던지. 아니면 보안을 강화한 폴더를 만들어서 FTP로 다운로드를 받던지.

3) 은행 화일은 배치로 하나씩 하나씩

이런 방법은 어떨까? 고객이 서비스를 신청 할때 은행 구좌 번호나 신용카드 번호를 먼저 확인하고 pre authorization을 사용해서 일정 금액을 hold한후 만약 결제가 불가능한 상황이라면 서비스 신청서를 제거하는 방법…. 즉 real time billing으로 플랫폼을 옮겨 볼까?

4) 모든 리포트와 정보는 웹베이스로

공급자의 계약서 내역 및 조건은 모두 내가 기억하고 내가 보관하고 있다. 그리고 사장님을 위한 모든 리포트는 내가 따로 준비한다. 즉 데이타베이스에서 숫자를 추출한후에 그 숫자를 분석한다. 그리고 많은 사람들이 나에게서 정보를 얻어 간다. 어느 특정한 서비스의 가격과 계약 만기일등 모든 정보들이 나에게서 추출이 된다. 즉 난 management information system 혹은 decision support system으로 역활을 한다. 난 이런 일 때문에 시간을 많이 소모한다.

결론은 바로 이것이다. 사람들은 나에게 많이 의존한다. 내 안에 있는 정보의 양은 방대하다. 그리고 이런 정보를 어디서 어떻게 찾는지 너무나도 잘안다. 그리고 또 이런 정보를 어떻게 변환하고 분석하는지 누구보다도 잘 안다. 이제는 나에 대한 의존도를 줄일 차례이다. 내가 가지고 있는 정보를 간단하게 그렇지만 정확하게 정리하여 가장 up to date한 information을 제공하는 나… 이것이 바로 eCFO의 이상적인 모습이라고 할까?

내가 무엇을 어떻게 개발하고 발전 시켜서 내가 2주이상을 회사를 비워도 아무런 문제가 없게 하는 것이 나의 다음 과제이다.